TẠO THƯ TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG – MICROSOFT OUTLOOK

[Câu hỏi] Tôi thường xuyên phải đi công tác ở xa về các tỉnh. Do vậy, tôi mong muốn khi khách hàng gởi email đến tôi sẽ nhận được thông báo mail trả lời tự động với nội dung “Hiện nay, Tôi đang đi công tác…”. Rất mong TTĐT hướng dẫn tôi thực hiện?

[Trả lời] Chào anh/chị,

Để thực hiện yêu cầu trên, chúng ta thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Trong giao diện MS Outlook, anh/chị chọn New Email
Mục To, CC: Không cần điền thông tin
Mục Subject: [Thư Trả Lời Tự Động]
Mục Content: Soạn nội dung cho thư cần trả lời tự động, ví dụ:

Bước 2: Vào thẻ lệnh File – Save As – mục File Name: Nhập tên bất kỳ.
Ví dụ: AutoReply.

Lưu ý: Mục Save as type: Chọn Outlook Template(*.oft)

Bước 3: Vào thẻ lệnh File – Info – chọn lệnh Manage Rules and Alerts

Bước 4: Trong hộp thoại

• Chọn lệnh “Apply rule on message I receive”
• Chọn Next.
• [Conditions]: Chọn lệnh “On this computer only”.
• [Select Actions]: Chọn lệnh “Reply using a specific template”, tiếp tục click vào link “Specific Template”, hộp thoại Select a Reply Template xuất hiện.
• Trong mục Look in: Chọn User Tempates in File System, chọn mail:AutoReply, chọn Open.
• Chọn Next để tiếp tục

• Mục lệnh “Specify a Name for this rule”: Đặt tên bất kỳ. Ví dụ: Auto Reply Email.

Bước 5: Chọn Finish để hoàn tất quá trình thiết lập.

Bước 6: Kiểm tra lại thiết lập đã thực hiện, sử dụng Webmail và login với tài khoản email khác, gởi đến địa chỉ email đã thiết lập thư trả lời tự động. Sau thời gian 2-3 phút, anh/chị sẽ nhận được email trả lời tự động.

Lưu ý: Sau khi thiết lập trả lời thư tự động, anh/chị mong muốn tạm dừng hoặc loại bỏ; Thực hiện: File – Info – Manage Rules and Alerts – bỏ chọn Auto Reply Email

Chúc anh/chị thành công.